Privatlivspolitik

Opdateret d. 20. januar 2023

Sparta Atletik & Løb har ansvaret for, at dine data opbevares og administreres efter den gældende persondatalovgivning.

På denne side kan du læse om Sparta Atletik & Løbs privatlivspolitik.

Indsamling af data

  • Når du bliver medlem af Sparta Atletik & Løb, tilmelder dig et af vores events eller opretter en profil på vores app eller websites, afgiver du en række personlige oplysninger, som opsamles sikkert hos:

    Sparta Atletik & Løb
    Gunnar Nu Hansens Plads 11
    2100 København Ø
    Danmark
    CVR: 10 05 09 79

    Ved accept forpligter du dig til, at dine kontaktinformationer til stadighed er opdaterede.

  • Vi opsamler og behandler persondata for at kunne håndtere tilmeldinger, administrere medlemskaber og personlige profiler, tage imod online betaling til vores events og levere de ydelser, deltageren har købt, i sin helhed, herunder levering af deltagerinformation, levering af startnummer og levering af deltagerens resultat, f.eks. tid og placering, på resultatlister, diplomer, hjemmesider, i apps, e-mails og på SMS m.m.

  • Persondata, der indsamles og behandles, kan eksempelvis omfatte (men ikke begrænses til):

    • Distance (til resultatliste og deltagerinformation)
    • Nationalitet (til resultatliste og startnumre)
    • For- og efternavn (til resultatliste, deltagerinformation og levering af startnummer)
    • Køn (til resultatlisteopdeling)
    • Fødselsdato (til aldersklasseudregning på resultatliste)
    • Klub og/eller hold (til resultatliste og deltagerinformation)
    • Tidligere resultater eller forventet tid (til placering i korrekt startgruppe)
    • Adresse, postnummer, by og land (til deltagerinformation og levering af startnummer)
    • Produktvalg, f.eks. T-shirt-størrelse, velgørenhedsdonationer, transport, hotel el. lign.
    • Telefonnummer (til deltagerinformation)
    • E-mail (til deltagerinformation)
    • Samtykkevalg: f.eks. samtykke til nyhedsbrev, tredjeparts-tilbud el.lign.
  • Når du registrerer dig som medlem af Sparta Atletik & Løb, giver du os en række personlige oplysninger. Vi indsamler kun de personlige oplysninger og betalingsoplysninger, der er nødvendige for, at vi kan administrere dit medlemskab og opkræve medlemskontingent.

    Du kan tilbagekalde dit samtykke til, at vi må opbevare og behandle dine personoplysninger, ved at opsige dit medlemskab. Hvordan du udmelder dig korrekt, kan du se i de gældende vedtægter, der til enhver tid findes på sparta.dk.

    Når dit medlemskab i Sparta Atletik & Løb ophører, bliver dine data anonymiseret efter 36 måneder, såfremt der ikke er kontingent-udeståender eller andre forhold, der sagligt kan begrunde, at vi opbevarer dine data i længere tid.

    Medlemmer af Sparta Atletik & Løb modtager jævnligt e-mails med invitationer, nyheder, information og tilbud fra foreningen. Hvis du ikke ønsker at modtage disse mails længere, kan du kontakte os på [email protected].

  • Når du benytter vores websites, bliver du bedt om at acceptere nødvendige cookies, mens du har mulighed for at fravælge andre. Vi bruger bl.a. cookies til at indsamle oplysninger, der forbedrer din brugeroplevelse, og til at registrere besøgsstatistik. Vi benytter cookies, som genkender dig som bruger, hvis du senere skal tilmelde dig et andet arrangement i vores platform. Vi bruger også cookies, som sikrer, at din brugersession ikke kan overtages af andre med hensigt på hacking og hijacking.

    Websitet kan desuden indeholde cookies fra tredjeparter, der bl.a. kan omfatte mediesamarbejdspartnere. Data om din brug af websitet, geografisk placering, køn og alderssegment m.v. kan videregives til disse tredjeparter. Dette sker altid i anonymiseret form, og parterne behandler udelukkende oplysningerne på vores vegne og med vores accept og må ikke anvende dem til egne formål.

    Ønsker du ikke, at vi anvender cookies, kan du helt eller delvist blokere for ikke nødvendige cookies. Det gør du ved at vælge ’Afvis’, når du på hjemmesiden bliver spurgt om, hvorvidt vi må opsamle dine cookies. Har du ved en fejl givet os lov til at opsamle cookies, kan du slette cookies på anden vis via indstillinger i din browser.

    Du kan godt bruge vores website, selvom du ikke tillader cookies på din computer, browser eller device. Hvis du sletter eller blokerer cookies, kan du dog risikere, at websitet ikke fungerer optimalt, eller at der er indhold, du ikke kan få adgang til.

     

  • Du kan tilmelde dig Sparta Løbs nyhedsbrev via en formular på vores hjemmesider. Når du tilmelder dig, oplyser du din e-mail og i nogle tilfælde dit navn. Som nyhedsbrevsabonnent vil du modtage nyheder om de events, vi afvikler i Sparta Atletik & Løb.

    Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke til, at vi må opbevare og behandle dine personoplysninger for at sende dig nyhedsbrevet. Alle nyhedsbreve indeholder et link, hvor du kan afmelde dig flere nyhedsbreve.

Opbevaring af data

  • De persondata, som vi indsamler, behandler og præsenterer, gemmes på kontinuerlig basis. Dette er tilladt jf. persondatalovens undtagelser om opbevaring af samfundsmæssige, historiske og statistiske data. Persondata opbevares i Ultimate Sport Service’s cloud, der hostes i Amazons EC2-platform placeret i Irland (EU).

    Billed- og videomateriale fra vores arrangementer gemmes ligeledes på kontinuerlig basis. Dette er tilladt jf. persondataloven om opbevaring og brug af situationsbilleder. Billedmateriale opbevares på interne datadrev og på online fotodelingsservices såsom Flickr og Facebook.

    Ønsker du at gøre indsigelse mod vores opbevaring og anvendelse af persondata, billed- og videomateriale, kan du rette henvendelse til [email protected].

  • Vi indsamler og opbevarer alle indsamlede person- og betalingsdata i Ultimate Sport Service’s systemer, som er sikret af SSL/TSL-krypterede forbindelser. Ultimate Sport Service’s tilmeldings- og betalingsplatform OnReg har PCI-certificering og scannes månedligt af TrustKeeper.

    Når du anvender betalingskort, sker betalingen i et betalingsvindue hostet af Ultimate Sport Service. I den forbindelse indsamler vi kortinformationer, herunder kortnummer, udløbsdato og kontrolcifre. Disse informationer, som er isoleret i brugerens tilmeldingssession, sendes videre til udbyderen af betalingsgatewayen og slettes derefter.

  • Vi gennemfører de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et passende sikkerhedsniveau og beskyttelse af persondata, således at vi til enhver tid opfylder de gældende krav i databeskyttelseslovgivningen.

    Foranstaltningerne tager hensyn til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne, databehandlingens metode, omfang, sammensætning og formål samt de varierende risici, sandsynligheder samt potentielle alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder. Blandt andet tages kategorien af personoplysninger i betragtning ved fastlæggelsen af foranstaltningerne.

  • Skulle der ske brud på persondatasikkerheden, som potentielt kan føre til hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til en deltagers personoplysninger, underretter vi uden unødig forsinkelse deltageren herom.

    Vi bistår desuden deltageren med at overholde deltagerens forpligtelser til, at (i) dokumentere alle brud på persondatasikkerheden, (ii) anmelde eventuelle brud på persondatasikkerheden til de(n) kompetente tilsynsmyndighed(er) og (iii) underrette de registrerede om brud på persondatasikkerheden.

Behandling af data

  • De data, vi indsamler, bruger vi til at levere den ydelse, en deltager har købt. F.eks. bruger vi en forventet sluttid til at placere deltageren i den rigtige startgruppe. Fødselsdato bruger vi til at udregne aldersklasse til brug i resultatvisningen, ligesom angivelse af køn også bruges til resultatvisningen.

    Vi benytter også indsamlet data til statistiske formål og tekniske formål, f.eks. til at identitetsgenkende brugere og gøre brugeroplevelsen bedre for deltageren.

    Vi anvender e-mails og mobilnummer til at sende nødvendig løbsinformation til deltagere. Deltagere har ikke mulighed at afmelde sig informationsmails, da disse er nødvendige for at sikre, at eventen kan afvikles problemfrit.

    I henhold til markedsføringsloven har vi desuden mulighed for at udsende markedsføring vedrørende lignende events per e-mail. Disse henvendelser kan altid afmeldes, hvorefter man ikke vil modtage flere mails om lignende events.

    Vi udsender ikke markedsføring per sms.

  • Vores hjemmesider anvender Google Analytics, en webanalysetjeneste fra Google Inc. (‘Google’). Google Analytics bruger cookies (jf. ovenstående afsnit om cookies), som gør det muligt at indsamle oplysninger om din brug af ​​hjemmesiderne. Oplysningerne overføres normalt til en Google-server i USA og gemmes der. I den forbindelse bliver din IP-adresse forkortet af Google inden for EU’s medlemsstater eller i andre kontraherende stater i aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Kun i usædvanlige tilfælde vil den fulde IP-adresse blive sendt til en Google-server i USA og forkortet der.

    Google overdrager også eventuelt disse informationer til tredjemand, hvis dette er lovligt, eller hvis tredjemand bearbejder informationerne på vegne af Google. Google vil ikke bringe brugerens IP-adresse i forbindelse med andre data fra Google.

    Hvis du ikke ønsker, at der indsamles og videregives informationer om din websitetrafik til Google Analytics, har du mulighed for at installere en “deaktiverings-add-on” i din browser. Deaktiverings-Add-On kan findes her.

    Yderligere oplysninger om Google Analytics’ vilkår og betingelser vedrørende brug og datasikkerhed kan findes her.

    Vi benytter desuden Firebase Analytics til at indsamle anonymiserede statistiske data om brugerne af vores apps. Har du downloadet en af vores apps, har vi også mulighed for at følge din lokalitet, hvis du accepterer dette i appen.

  • Er man tilmeldt et event, præsenteres ens persondata på deltager- og resultatlister for det/de pågældende event(s).

    Vi viser kun de persondata, som er nødvendige for, at vi kan udføre eventet. Dette vil typisk omfatte (men ikke begrænse sig til):

    • Nationalitet
    • For- og efternavn
    • Distance
    • Alder og aldersklasse (aldersinterval)
    • Køn
    • Startgruppe og startnummer
    • Klub og/eller hold
    • By
    • Land
    • Tider (starttid, mellemtider og sluttid)
    • Placeringer (samlet, køn og aldersklasse)
    • Status (ikke startet, startet, fuldført, udgået eller diskvalificeret)
  • I forbindelse med vores events tager vi fotos og video af eventet og af deltagerne. Dette materiale er situationsoptagelser, hvor selve eventen eller aktiviteten er det egentlige fokus. Situationsoptagelser må aldrig være krænkende.

    Situationsoptagelser kan uden forudgående samtykke anvendes af arrangørerne og efter konkret aftale af partnere og sponsorer også til markedsføringsformål.

    Mediemateriale, hvori deltagere optræder som en del af vores arrangementer, præsenteres eksempelvis på vores hjemmesider, i vores apps og på sociale medier, som administreres af Sparta Atletik & Løb samt evt. medarrangører af vores Facebook-events.

    Ønsker du at gøre indsigelse mod vores anvendelse af billed- og videomateriale, kan du rette henvendelse til [email protected].

  • Persondata, som vi indsamler, videregives ikke til tredjepart, med mindre deltageren giver udtrykkelig accept til dette via valg i tilmeldingsformularen for arrangementet eller ved accept af vores handelsbetingelser.

  • Vi kan behandle personoplysninger uden for dette dokument i tilfælde, hvor det kræves af EU-retten eller national ret, som vi er underlagt.

    Ved behandling af personoplysninger uden for aftalen vil vi, i det omfang det er lovligt, underrette deltageren om et sådant pålæg og årsagen til behandlingen. I det omfang det er muligt, vil vi give deltageren mulighed for at gøre indsigelser herimod.

  • Vi sikrer, at medarbejdere, der behandler personoplysninger, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

    Vi sikrer, at adgangen til personoplysningerne begrænses til de medarbejdere, der behandler personoplysninger for at kunne opfylde de leveringsforpligtelserne over for deltageren, som er beskrevet i dette dokument.

    Vi sikrer, at medarbejdere, der behandler personoplysninger for deltageren, kun behandler disse i overensstemmelse med dette dokument.

  • Vi stiller de tilstrækkelige oplysninger til rådighed, hvis en deltager eller et medlem ønsker at kontrollere, at vi overholder kravene i den gældende databeskyttelseslovgivning. Vi vil også give tilladelse og bidrage til eventuelle revisioner, herunder inspektioner, der foretages af en revisor, som er bemyndiget hertil af deltageren.

    Hvis vi mener, at en anmodning som beskrevet ovenfor er i strid med den gældende databeskyttelseslovgivning, vil vi vil straks underrette deltageren herom.

    Vi bistår i fornødent og rimeligt omfang deltagere og medlemmer i at opfylde de forpligtelser, der udspringer af f.eks. besvarelse af anmodninger fra de registrerede om udøvelse af disses rettigheder samt konsekvensanalyser og forudgående høring fra tilsynsmyndighederne.

Sletning af data

  • Vi gemmer persondata på kontinuerlig basis med henvisning til undtagelserne i persondataloven omkring samfundsmæssige, historiske og statistiske data.

    Vi gemmer også billedmateriale på kontinuerlig basis med henvisning til persondataloven om situationsbilleder.

    Du har ret til at få oplyst hvilke personoplysninger, vi behandler om dig.

    Du kan desuden til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger anvendes, og du har ret til at få dine oplysninger slettet. Henvendelse herom kan ske til [email protected].

  • Vi forbeholder os retten til løbende at opdatere vores privatlivspolitik.

    Privatlivspolitikken vil altid være tilgængelig på sparta.dk, og det registreres altid, hvornår den enkelte deltager giver accept til privatlivspolitikken og dermed hvilken version, der er accepteret.

  • Sparta Atletik & Løb har ansvaret for, at dine data opbevares og administreres efter den gældende persondatalovgivning.

    Hvis du vil klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du mulighed for at tage kontakt til Datatilsynet.